La variedad de canales de comunicación en una empresa puede ser una gran ventaja, pero también un desafío importante. En un mundo híper conectado la tecnología juega un rol fundamental para poder elegir un canal adecuado para cada tarea. En ese sentido, existen múltiples herramientas disponibles para conectar a los equipos: correos electrónicos, aplicaciones de mensajería, videollamadas, plataformas de gestión de proyectos, entre otros. Y aunque cada canal tiene su utilidad, no siempre es fácil saber cuándo y cómo usar cada uno de manera eficiente.
Uno de los problemas más comunes es la “sobrecarga de canales”. Muchas veces, las empresas creen que tener muchos medios para comunicarse mejora el flujo de información. Sin embargo, el resultado puede ser el opuesto: los empleados reciben el mismo mensaje por diferentes medios o, peor aún, mensajes contradictorios. Esta redundancia no solo aumenta el tiempo de lectura, sino que también genera confusión y distracciones, afectando directamente la eficiencia operacional.
La elección del canal correcto es fundamental para que el mensaje llegue en el momento adecuado y a la persona indicada. Cada canal tiene sus ventajas y limitaciones. Por ejemplo, los correos electrónicos funcionan bien para comunicaciones formales y detalladas, mientras que una aplicación de mensajería es ideal para informar de manera ágil. Escoger el medio equivocado puede llevar a malentendidos, retrasos o incluso a que el mensaje se pierda entre otras notificaciones.
Además, mantener la cohesión del equipo y asegurar que todos estén en la misma página es aún más difícil. La falta de comunicación cara a cara aumenta la posibilidad de que los mensajes se malinterpreten o se queden sin respuesta. Es por esto que definir un sistema claro de comunicación interna, que especifique el uso de cada canal, es crucial para que todos los miembros del equipo sepan dónde buscar información y cómo compartirla. Una buena estrategia de comunicación no solo depende de los canales, sino también de la capacitación del equipo para usarlos correctamente.
Herramientas de comunicación adecuadas para cada situación:
- Correo electrónico: ideal para comunicaciones formales y detalladas o para enviar documentación que se pueda consultar más adelante.
- Aplicaciones de mensajería instantánea (como Slack o Microsoft Teams): adecuadas para mensajes rápidos y consultas inmediatas entre colaboradores o equipos.
- Videollamadas: perfectas para reuniones cara a cara en formato digital, especialmente cuando se requiere una interacción directa y en tiempo real para aclarar dudas o tomar decisiones.
- Plataformas de gestión de proyectos (como Trello o Asana): útiles para seguimiento de tareas y asignación de responsabilidades, permitiendo que todo el equipo esté al tanto del progreso de cada proyecto.
- Intranet o portal interno: ideal para documentación interna de referencia o anuncios generales que deben estar disponibles para toda la organización en cualquier momento.
- Reuniones presenciales o híbridas: recomendadas para temas complejos o cuando se desea fomentar la cohesión de equipo y lograr un intercambio de ideas más profundo.
Estos canales y sus respectivas definiciones te ayudarán a estructurar la comunicación y a mantener un flujo de trabajo eficiente, adaptando cada mensaje al formato y medio que mejor se ajuste a su propósito. A partir de tus necesidades, en Atipic te enseñamos cómo elegir la herramienta que se adapte a las necesidades del momento y de tu empresa.